Stellt Euch einmal bitte kurz folgende Situation vor: Montag Morgen 9:00 Uhr. Ihr habt noch nicht einmal Euern ersten Kaffee getrunken, da kommt schon die/der Chef und wirft Euch eine Akte auf den Tisch. „Ich erwarte Ihren Bericht in zwei Stunden“, sagt sie/er nur. Und jetzt?
Achtung: Kommunikation!
Wichtig ist zunächst, dass Ihr Euch bewusst macht, dass dies eine Kommunikationsaufgabe ist. Der wichtigste Aspekt der Kommuniation: Es geht nicht mehr nur um Euch, sondern auch um den Empfänger!
Das bedeutet, dass Ihr Euch an ihren/seinen Bedürfnissen ausrichten müsst. Was weiß er, was kann ich als bekannt voraussetzen? Was bezweckt er mit der Aufgabe? Wie setze ich das so um, dass meine Botschaft am besten ankommt, etc. pp.
Der Aufbau
Wenn Ihr nun zwanzig Minuten am laufenden Band redet, dann ist die Wahrscheinlichkeit, dass irgendetwas hängen bleibt gering. Deshalb strukturiert den Bericht von Anfang an nach den Bedürfnissen des Empfängers.
Üblicherweise bietet sich ein zweiteiliger Aufbau an. Zunächst schildert Ihr in groben Zügen den Akteninhalt. Dann nehmt Ihr eine Bewertung vor, je nachdem, wie das bei Euch im Job üblich ist. In meinem Job wird zum Beispiel ein Vorschlag zum weiteren Vorgehen verlangt.
I. Akteninhalt in groben Zügen
II. Bewertung des Akteninhalts
„In groben Zügen“ bedeutet „Nicht mehr als nötig“. Wenn die/der Chef den gesamten Akteninhalt von A bis Z hätte wissen wollen, hätte er die Akte vermutlich selbst gelesen. Es bietet sich an, den Vortrag zu Dritteln, d.h. ein Drittel Akteninhalt, zwei Drittel Bewertung.
Bei der Bewertung des Akteninhalts solltet Ihr Euch an den Bedürfnissen des Empfängers ausrichten. Beispiel: Ihr arbeitet in einer Werbeagentur. In der Akte ist eine neue Anfrage eines Kunden für eine Kampagne enthalten – was sind die Bedürfnisse des Empfängers? Sie/er wird sehr wahrscheinlich wissen wollen, ob man diese Kampagne durchführen kann und wenn ja, durch wen, wie und was dafür alles gebraucht wird. Diese oder ähnliche Fragen werden sich auch in allen anderen Branchen stellen.
Rhetorische Umsetzung
OK, jetzt wissen wir über die Tücken der Kommunikation, haben unseren Bericht entsprechend der obigen Struktur ausgearbeitet – aber wie setzt Ihr das jetzt rhetorisch um? Damit die/der Chef möglichst beeindruckt von Euch ist und Euer Gehalt demnächst großzügig erhöht oder/und Euch befördert?
Ja, das ist der Aspekt, den man abstrakt nicht lernen kann. Kommt doch bei einem unserer nächsten Rhetorik-Trainings vorbei und lernt es gemeinsam mit uns. Wir freuen uns auf Euch und auch Eure Job-Erfahrungen!
Noch Fragen? Her damit:-) → publicrelations@meisterredner.org
Vincent,
Vorstand Öffentlichkeitsarbeit